Naplók karbantartása Kettős könyvelés 1.6 © GalaSoft

A Naplók törzs tartalmazza azokat a naplókat, amelyek alá lehet a kontírozásokat bevinni. A kontírozások fej adataiban mindig szerepel egy napló, ami azt jelenti, hogy ahány féle fő típusa van a kontírozásoknak, annyi napló bizonyosan kell is, de egy típuson belül több is lehet (pl.: banknapló, házipénztár napló). Ugyanis a program a kontírozásokat, kontírozott számlákat a program mindig valamilyen könyvelési típusba sorolja. Ez adatbevitelkor a megfelelő napló kiválasztásával már eldől, mert a naplók is ezekbe a típusokba vannak sorolva. Ezek a típusok a következők:

N - nyitó rögzítés, Z - záró rögzítés, F - főkönyv rögzítés, B - bank rögzítés, P - pénztár rögzítés, H - házipénztár rögzítés, S - szállító rögzítés, V - vevő rögzítés, X - vegyes rögzítés. Ezek közül a B, P, H, S, V, X folyószámla, vagy analitikus könyvelés, az F és az N, Z főkönyvi könyvelés és a H, N, Z típusokban költségnemi bontások nem lehetnek.

A naplók szerepe a kontírozások, kontírozott számlák csoportosítása, összefogása, elkülönítése és ezen kívül plusz szolgáltatás is járhat velük. Napló létrehozásakor hozzárendelhető egy főkönyvi számla a Bank,Pénztár,Házipénztár,Vevő,Szállító típusúaknál (B,P,H,V,S) és a program ellenőrzi, hogy pontosan a megadott számlát használjuk-e. Ha deviza kódot is hozzárendelünk a naplóhoz, akkor a program csak ezt a devizanemet engedi használni a napló rögzítésben.

Az egyes könyvelési típusokban a program a kontírozás tartalmi részét is ellenőrzi, hogy segítse (szabályozza) a munkát (pl. vevő rögzítésben kötelező vevő főkönyvi számot és partnert is megadni), de a szükségesnél többet nem korlátoz, így szabad kontírozást biztosít.

Főkönyvi számla megadásánál, a B,P,H,V,S azaz Bank,Pénztár,Házipénztár,Vevő,Szállító naplóknál a program ellenőrzi, hogy pontosan a megadott számlát használjuk-e.

Összefoglalva: bevételnél tetszőleges devizaszorzó adható, míg kivételnél ezt a program számolja, nem adható meg, valamint az egyenleg (ami nem lehet negatív) mindig az adott pénznemben értendő,

Itt a táblázat sorai a törzsállomány egy-egy tételét tartalmazzák. Szűrés mezők a táblázat oszlopai felett itt nincsenek, mert ez a törzsállomány kevés tételszámú. Ha a sor adatait egy lapon szeretnénk látni (űrlap nézet, ahol módosítani, bevinni, törölni lehet a tételt), akkor duplán kattintunk a kívánt soron, vagy Enter gombot nyomunk, vagy rákattintunk az Űrlap fülre, vagy az egér jobb gombjával előhívjuk a feljövő menüt, amiben kiválasztjuk az Űrlap nézet sort, így átkerülünk a Űrlap lapra.

Módosításkor amit tudunk (például fehér színű az adatmező és írhatunk bele, a lenyíló ablak lenyílik) módosíthatunk, ugyanis a program védekezik a meg nem engedett módosítás ellen, és ezt sárgás színnel jelzi, és nem tudunk ezekbe a mezőkben adatot bevinni, vagy értéküket megváltoztatni.

Az Új tétel gomb megnyomására kezdődik egy új törzstétel bevitele. Ilyenkor az utolsó adatsor marad a képernyőn, amit csak módosítanunk kell, természetesen a kódot mindenképpen. Ha olyan sorról léptünk be az űrlapba ami hasonló a mostani új tételhez, akkor ezáltal kevesebb munkát kell végeznünk, különben meg továbblépésnél (Tab-ra, lefelé nyílra, Enter-re léphetünk a következő elemre, mezőre) egyszerűen beleírjuk a megfelelő szöveget az új mezőbe, vagy kiválasztjuk a megfelelőt a lenyitható elemekben.

A Módosít gombnál a kulcsmezőkön kívüli mezők, vagy bejegyzések adatait változtathatjuk meg. Amennyiben ezt a program nem engedi, akkor ez azt jelenti, hogy erre a törzstételre már hivatkozunk valahonnan és a nem módosítható mező egy lényeges attribútuma a törzstételnek. Ilyenkor, vagy másik törzstételt veszünk fel, vagy előbb eltávolítjuk a hivatkozásokat. Ezért fontos, hogy az első bevitelkor jól legyenek kitöltve a fontos mezők.

A Töröl gombra megjelenik egy megerősítést kérő ablak, amennyiben a Kliens konfig-ban ez így van beállítva (okdelete) és itt Igent válaszolunk, majd a tétel törlésre kerül. Ha erre a törzstételre már valahol hivatkozás történt, akkor a program küld egy üzenetet és nem hajtódik végre a törlés.

A Mégsem/Frissít gombot megnyomva a bevitel, módosítás félbeszakad és az eredeti állapot adatai látszanak a képernyőn.

Ezek a gombok mindig értelemszerűen választhatók ki, azaz amíg nem történt változtatás, addig menteni sem tudunk, ha elkezdtünk egy bevitel, módosítást, akkor a Tallózó gomb lesz letiltva, míg a Mégsem/Frissít gomb használata megengedve és ha menet közben a Tallózó fülre kattintunk, akkor a program megkérdezi, hogy elvetjük-e az eddigi űrlapon végzett változtatásokat. Természetesen más menükbe szabadon átválthatunk a bevitel, módosítás folyamán.