Számlatükör karbantartása Kettős könyvelés 1.6 © GalaSoft          
A számlatükör törzs az egyik legfontosabb állománya egy kettős könyvelési programnak.
A főkönyvi számlaszám egy maximum 10 számjegyből álló számsor. Tetszőleges számlaszámokat adhatunk meg, nincs korlát, mint pl., hogy az alábontás csak a fő számla után vihető be.
A főkönyvi számlaszámokhoz kapcsolva itt állítható be, hogy milyen módon akarjuk használni, tekintsük is meg az egyes mezők tartalmait:
főkönyvi számla: maximum 10 számjegy
főkönyvi számla neve: megnevezés
főkönyvi számla neve 2: megnevezés (idegen nyelvű, vagy 2. megnevezés)
munkaszám bontás: I - kell bontás, N - nem kell bontás, L - lehet
költséghely bontás:  I - kell bontás, N - nem kell bontás, L - lehet
Bontandó/Erre bontunk: üres - semmi, B - bontandó, E - erre lehet bontani
főkönyvi számla típusa: E – Egyéb, V - vevő, S - szállító, B - bank, P - pénztár, A - ÁFA, T - átvezetési
ÁFA típusa/neve: MENTES, 0 % , 10 %, ...
ÁFA értéke: a kiválasztott típus meghatározza e mező értékét
ÁFA kapcsolata: VEV, SZA, VSZ, BEL, VEB, SZB, BVS
ÁFA bevallási mód: F-fizetendő, L-levonható, N-nem meghatározott, üres-nincs
Részletezve az előbbieket:
A munkaszám bontás azt jelenti, hogy a forgalmi tétel bevitelekor a főkönyvi számla, érték mellé munkaszám, vagy utókalkulációs kód megadandó-e, vagy sem. A három választható lehetőség (I - kell bontás, N - nem kell bontás, L - lehet) közül csak az N választás a perdöntő, vagyis ilyenkor nem tudunk bevinni ebbe a mezőbe adatot. Ha korábban volt ott adat a kontírozásban, akkor a program nem fogja kitörölni onnan, másrészt ha kell munkaszám bontás és nem adunk, akkor azért még elfogadja a kontírozást.
A költséghely bontás azt jelenti, hogy a forgalmi tétel bevitelekor a főkönyvi számla, érték mellé költséghely, vagy utókalkulációs kód 2. megadandó-e, vagy sem. A három választható lehetőség (I - kell bontás, N - nem kell bontás, L - lehet) közül csak az N választás a perdöntő, vagyis ilyenkor nem tudunk bevinni ebbe a mezőbe adatot. Ha korábban volt ott adat a kontírozásban, akkor a program nem fogja kitörölni onnan, másrészt ha kell költséghely bontás és nem adunk, akkor azért még elfogadja a kontírozást.
Bontandó/Erre bontunk: a költségnemi bontás jelzője háromféle állapotú lehet:
N: a számla nem tartozik a költségnemi bontások körébe,
B: ezt a számlát kell bontani költségnemekre,
E: erre a számlára lehet szétbontani az előbbit.
Általában a 6,7 számlaosztályt jelölhetjük ez alapján be B-vel, azaz ezeket kell bontani, míg az 5 számlaosztályt az E-vel, azaz ezekre bonthatjuk szét az előbbieket. De ez az egész folyamat nemcsak a 6,7 számlaosztályok és az 5-s között képzelhető el, hanem a számlatükörben beállítottak alapján bármilyen számlák körében - a program a technikát felkínálja.
A főkönyvi számla típusa: megmondja, hogy a kontírozás során a program mire figyeljen az ellenőrzés során. Nézzük a következő felsorolást, mely megmondja, hogy milyen értékeket lehet kiválasztani:
V - vevő típusú
S - szállító típusú
B - bank típusú
P - pénztár típusú
A - ÁFA típusú
T - átvezetési típusú
E - egyéb
A program tehát csak ezt a pár darab típust használja és csak az analitikus könyvelés során az ellenőrzésekhez. Ezt tekinthetjük a kontírozási hibák elleni védekezésnek, vagy korlátozásnak, mindenesetre a program nagyon kis mértékben szól bele, vagyis tág teret enged a legkülönfélébb kontírozásnak is.
Az ÁFA kapcsolata: megmondja, hogy a kontírozás során a program mire figyeljen az ellenőrzés során. Nézzük a következő felsorolást, mely megmondja, hogy milyen értékeket lehet kiválasztani:
VEV: vevőhöz kapcsolt
SZA: szállítóhoz kapcsolt
VSZ: vevőhöz+szállítóhoz kapcsolt
BEL: belső számlához kapcsolt
VEB: vevőhöz+belsőhöz kapcsolt
SZB: szállítóhoz+belsőhöz kapcsolt
BVS: bárhol előfordulhat
Ha egy bevitelekor főkönyvi számla típusát A-nak, azaz áfának választom, és az ÁFA kapcsolatát VEV-nek, vagyis vevőhöz kapcsoltnak tekintem, akkor a program csak olyan kontírozásban fogadja el használatát, ahol V típusú, vagyis vevő főkönyvi számla szerepel (természetesen az analitikus, folyószámla könyvelésben). Ez a szigorú választás. Most nézzük, ha ugyanezt a számlaszámot BVS -nek választjuk. Ekkor bárhol használhatjuk, azaz vevőnél, szállítónál, vagy ha nincs partner, csak analitikus ÁFÁ-t kontírozunk. Ilyenkor a program kevésbé tud segíteni, mint a szigorúbb választásnál.
Az ÁFA bevallási mód: lehet F-fizetendő, L-levonható, N-nem meghatározott, üres-nincs. Ennek szerepe az ÁFA listáknál van, ugyanis az áfa listák indításakor beállíthatjuk, hogy Bevallási mód, vagy Vevő,szállító szerint dolgozzon a program, amikor a program a befizetendő, illetve visszaigényelhető áfát a vevő, szállító kapcsolatból állapítja meg.
A menübe belépve a Tallózó lapot látjuk.
Számlatükör tallózó
Itt a táblázat sorai a törzsállomány egy-egy tételét tartalmazzák. A szűrésekben a táblázat minden oszlopára megadható szűkítő előírás, így könnyen elérhető, hogy mindig a kívánt (amivel éppen foglalkozunk, vagy amit keresünk) tételek legyenek láthatóak. Ha a sor adatait egy lapon szeretnénk látni (űrlap nézet, ahol módosítani, bevinni, törölni lehet a tételt), akkor duplán kattintunk a kívánt soron, vagy Enter gombot nyomunk, vagy rákattintunk az Űrlap fülre, vagy az egér jobb gombjával előhívjuk a feljövő menüt, amiben kiválasztjuk az Űrlap nézet sort, így átkerülünk a Űrlap lapra.
Módosításkor amit tudunk (például fehér színű az adatmező és írhatunk bele, a lenyíló ablak lenyílik) módosíthatunk, ugyanis a program védekezik a meg nem engedett módosítás ellen, és ezt sárgás színnel jelzi, és nem tudunk ezekbe a mezőkben adatot bevinni, vagy értéküket megváltoztatni.
Az alsó részben látható gombokról:
A Ment, mentés gomb a bevitel, módosítás végén használandó az adatbázisba történő íráshoz.
Az Új tétel gomb megnyomására kezdődik egy új törzstétel bevitele. Ilyenkor az utolsó adatsor marad a képernyőn, amit csak módosítanunk kell, természetesen a kódot mindenképpen. Ha olyan sorról léptünk be az űrlapba ami hasonló a mostani új tételhez, akkor ezáltal kevesebb munkát kell végeznünk, különben meg továbblépésnél (Tab-ra, lefelé nyílra, Enter-re léphetünk a következő elemre, mezőre) egyszerűen beleírjuk a megfelelő szöveget az új mezőbe, vagy kiválasztjuk a megfelelőt a lenyitható elemekben.
A Módosít gombnál a kulcsmezőkön kívüli mezők, vagy bejegyzések adatait változtathatjuk meg. Amennyiben ezt a program nem engedi, akkor ez azt jelenti, hogy erre a törzstételre már hivatkozunk valahonnan és a nem módosítható mező egy lényeges attribútuma a törzstételnek. Ilyenkor, vagy másik törzstételt veszünk fel, vagy előbb eltávolítjuk a hivatkozásokat. Ezért fontos, hogy az első bevitelkor jól legyenek kitöltve a fontos mezők.
A Töröl gombra megjelenik egy megerősítést kérő ablak, amennyiben a Kliens konfig-ban ez így van beállítva (okdelete) és itt Igent válaszolunk, majd a tétel törlésre kerül. Ha erre a törzstételre már valahol hivatkozás történt, akkor a program küld egy üzenetet és nem hajtódik végre a törlés.
A Mégsem/Frissít gombot megnyomva a bevitel, módosítás félbeszakad és az eredeti állapot adatai látszanak a képernyőn.
A Tallózó gombra visszakerülünk a Tallózó lapra.
Ezek a gombok mindig értelemszerűen választhatók ki, azaz amíg nem történt változtatás, addig menteni sem tudunk, ha elkezdtünk egy bevitel, módosítást, akkor a Tallózó gomb lesz letiltva, míg a Mégsem/Frissít gomb használata megengedve és ha menet közben a Tallózó fülre kattintunk, akkor a program megkérdezi, hogy elvetjük-e az eddigi űrlapon végzett változtatásokat. Természetesen más menükbe szabadon átválthatunk a bevitel, módosítás folyamán.
A Bezár gomb a megnyitott menühöz tartozó fő lapot zárja be.
Számlatükör űrlap
 Számlatükör karbantartása Kettős könyvelés 1.6 © GalaSoft