Ügyintézők: cég adatrögzítői Kettős könyvelés 1.6 © GalaSoft          
Az Ügyintézők: cég adatrögzítői törzsállomány tartalmazza azon felhasználókat és alap jogaikat, akik a programot használhatják és azon belül ennél a cégnél is valamilyen tevékenységet végeznek. Nézzük meg, hogy egy bejegyzés milyen tulajdonságokat tárol:
Belépési név                      32 hosszú, tetszőleges szöveg,
Ügyintéző jelszó                40 jelszó ellenőrző szám,
Ügyintéző neve                 48 hosszú, tetszőleges szöveg,
Jog: S,I,U,D                       4 karakteres kód,
Használható/Tiltott            1 H(használható) / T(tiltott) betűt tartalmazó kód.
A Belépési név kiválasztható a lenyíló elemben a programot használó felhasználók közül.
A jelszó itt nem érdekes, mert felesleges lenne a programba való belépés után minden cég megnyitásakor újra jelszót kérni, az Ügyintéző neve pedig a teljes név.
A Jog, ami az S,I,U,D betűk egy kombinációja adja az ügyintéző alapjogát, ezt nézzük is meg tételesen felsorolva a kiválaszthatókat:
Üres                nem használhatja az akciót
S                      akciót indíthat, adatokat olvashat
SI                    olvasás, beléptetés megengedve
SU                   olvasás, módosítás megengedve
SIU                 olvasás, beléptetés, módosítás
SD                   olvasás, törlés megengedve
SID                 olvasás, beléptetés, törlés megengedve
SUD                olvasás, módosítás, törlés megengedve
SIUD               olvasás, beléptetés, módosítás, törlés
Ha például egy felhasználó itt üresre van állítva, akkor a céghez kapcsolódó menüket nem tudja megnyitni, azaz ilyen akciókat nem indíthat, ha pedig SIU kódja van, akkor törölni nem tud sehol. Ezt a jogot fogja a program figyelni egy konkrét akció elindításakor és a benne való ténykedés közben, kivéve, ha az Ügyintézés: akció szintű jogok törzsállományban van erre vonatkozó bejegyzés, mert akkor az itt beállított jogot veszi alapul. Tehát egy felhasználónak egy jellemző jogosultságot érdemes itt megadni, amit majd finomítani lehet az akció szintű jogokban.
Ha egy felhasználó, aki korábban a céggel dolgozott és jogosultságát elvesszük, azaz üresre állítjuk, akkor a továbbiakban már az adatokat sem tudja megtekinteni ebben a cégben.
A menübe belépve a Tallózó lapot látjuk.
Ügyintézők: cég adatrögzítői tallózó
Itt a táblázat sorai a törzsállomány egy-egy tételét tartalmazzák. A szűrésekben a táblázat minden oszlopára megadható szűkítő előírás, így könnyen elérhető, hogy mindig a kívánt (amivel éppen foglalkozunk, vagy amit keresünk) tételek legyenek láthatóak. Ha a sor adatait egy lapon szeretnénk látni (űrlap nézet, ahol módosítani, bevinni, törölni lehet a tételt), akkor duplán kattintunk a kívánt soron, vagy Enter gombot nyomunk, vagy rákattintunk az Űrlap fülre, vagy az egér jobb gombjával előhívjuk a feljövő menüt, amiben kiválasztjuk az Űrlap nézet sort, így átkerülünk a Űrlap lapra.
Módosításkor amit tudunk (például fehér színű az adatmező és írhatunk bele, a lenyíló ablak lenyílik) módosíthatunk, ugyanis a program védekezik a meg nem engedett módosítás ellen, és ezt sárgás színnel jelzi, és nem tudunk ezekbe a mezőkben adatot bevinni, vagy értéküket megváltoztatni.
Az alsó részben látható gombokról:
A Ment, mentés gomb a bevitel, módosítás végén használandó az adatbázisba történő íráshoz.
Az Új tétel gomb megnyomására kezdődik egy új törzstétel bevitele. Ilyenkor az utolsó adatsor marad a képernyőn, amit csak módosítanunk kell, természetesen a kódot mindenképpen. Ha olyan sorról léptünk be az űrlapba ami hasonló a mostani új tételhez, akkor ezáltal kevesebb munkát kell végeznünk, különben meg továbblépésnél (Tab-ra, lefelé nyílra, Enter-re léphetünk a következő elemre, mezőre) egyszerűen beleírjuk a megfelelő szöveget az új mezőbe, vagy kiválasztjuk a megfelelőt a lenyitható elemekben.
A Módosít gombnál a kulcsmezőkön kívüli mezők, vagy bejegyzések adatait változtathatjuk meg. Amennyiben ezt a program nem engedi, akkor ez azt jelenti, hogy erre a törzstételre már hivatkozunk valahonnan és a nem módosítható mező egy lényeges attribútuma a törzstételnek. Ilyenkor, vagy másik törzstételt veszünk fel, vagy előbb eltávolítjuk a hivatkozásokat. Ezért fontos, hogy az első bevitelkor jól legyenek kitöltve a fontos mezők.
A Töröl gombra megjelenik egy megerősítést kérő ablak, amennyiben a Kliens konfig-ban ez így van beállítva (okdelete) és itt Igent válaszolunk, majd a tétel törlésre kerül. Ha erre a törzstételre már valahol hivatkozás történt, akkor a program küld egy üzenetet és nem hajtódik végre a törlés.
A Mégsem/Frissít gombot megnyomva a bevitel, módosítás félbeszakad és az eredeti állapot adatai látszanak a képernyőn.
A Tallózó gombra visszakerülünk a Tallózó lapra.
Ezek a gombok mindig értelemszerűen választhatók ki, azaz amíg nem történt változtatás, addig menteni sem tudunk, ha elkezdtünk egy bevitel, módosítást, akkor a Tallózó gomb lesz letiltva, míg a Mégsem/Frissít gomb használata megengedve és ha menet közben a Tallózó fülre kattintunk, akkor a program megkérdezi, hogy elvetjük-e az eddigi űrlapon végzett változtatásokat. Természetesen más menükbe szabadon átválthatunk a bevitel, módosítás folyamán.
A Bezár gomb a megnyitott menühöz tartozó fő lapot zárja be.
Ügyintézők: cég adatrögzítői űrlap
  
 Ügyintézők: cég adatrögzítői Kettős könyvelés 1.6 © GalaSoft